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Nuestro novedoso sistema de gestión de colas rompe positivamente con la filosofía de este tipo de software.
ATTENDO contempla posibilidades de gestión que los sistemas actuales no conseguirían sin la ayuda de otra aplicación complementaria.
ATTENDO está orientado a la optimización de los recursos de la oficina y a la reducción sustancial de los tiempos e espera para los ciudadanos, permitiendo incluso que, ante varias colas para asuntos distintos, el ciudadano no pierda su turno. |
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A continuación se explica brevemente el ciclo completo de la aplicación. |
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De cara a la asignación de números ATTENDO contempla dos modalidades que pueden operar de forma simultánea: La solicitud del número al informador del puesto de recepción o la utilización del expendedor de “tickets” con pantalla tactil. |
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En la primera opción el ciudadano es atendido desde un puesto de recepción, mediante un sistema de monitorización de visitas, dónde un informador le toma nota de los trámites que desea realizar y le asigna la cola o colas en las que se resuelven dichos trámites, facilitándole un único número o identificador. |
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Con la segunda opción o modalidad el Ciudadano obtiene el número mediante pantallas táctiles ubicadas en las oficinas. En ellas puede selecciónar TODAS las colas o mesas que desee en función de los trámites a gestionar. |
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Estas pantallas táctiles interactuan con el Ciudadano en distintos idiomas. Para seleccionar el idioma deseado sólo tiene que pulsar una de las banderas ubicadas en la parte superior.
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En ambos casos al ciudadano sólo se le asigna un número de espera independientemente de las colas involucradas en las gestiones a realizar. |
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El sistema controla en todo momento las mesas que están libres y los ciudadanos que se encuentran en situación de espera, realizando las asignaciones en función de los perfiles de los informadores, de las colas inicialmente asignadas o de los trámites hacía los que vaya derivando cada asunto en cada entrevista realizada. |
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Cada nueva asignación de mesa para un mismo ciudadano se producirá cuando este haya finalizado su gestión en una entrevista (mesa) anterior, evitando ser llamado por mas de un puesto o cola al mismo tiempo. El sistema optimiza el tiempo, “guarda la vez” al ciudadano cuando este tiene que realizar distintas gestiones en diferentes colas o puestos. |
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Al realizarse la asignación de mesa, el sistema emitirá un mensaje por megafonía y vídeo, superponiendo sobre una imagen de “videostreaming” o televisión que se esté emitiendo, un recuadro con el número asignado en recepción y la mesa a la que debe dirigirse el Ciudadano. |
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Se avisará al ciudadano en el idioma que seleccionó al llegar. |
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Mientras este no se haya presentado el sistema seguirá emitiendo el mensaje de forma periódica de acuerdo con la parametrización realizada. |
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En todo momento el informador podrá rechazar una entrevista o desviarla hacia otro puesto. Todo ello en función de los parámetros de comportamiento fijados, por ejemplo: que existan otros puestos activos, que no se haya rechazado en todos los puestos, que no se sobrepase un tiempo dado, etc. Y, en todo caso, quedará una memoria de los rechazos e incidencias producidas. |
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Usuarios de la Oficina (Informadores). |
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Para agilizar la gestión de la cola por parte de los informadores, hemos creado un “Panel de control” ágil e intuitivo y que no nos hace perder de vista el sofware de gestión qe tengamos abierto en nuestro PC. |
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Panel de Control |
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En el Panel de control tenemos todo lo necesario para gestionar satisfactoriamente la visita. |
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Una vez registrada la entrada de un nuevo ciudadano, tenemos la opción de indicar si se ha presentado o no para evitar que se retrase la cola o que pueda ser llamado desde otra mesa. |
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Ya con el ciudadano delante, realizaremos todas las gestiones con las herramientas instaladas en cada entidad, permaneciendo la gestión de cola en un segundo plano. |
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No por eso hemos privado de algunas caracteristicas muy interesantes a este cuadro de control. |
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Al llamar a un número nuevo, tenemos la posibilidad de registrar un texto libre con cualquier tipo de contenido. Esto es especialmetne util para hacer anotaciones que puedan servir a otros informadores que vayan a atender seguidamente al mismo ciudadano. |
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El sistema permite registrar los datos básicos del ciudadano de modo que en siguientes entrevistas puedan ser rescatados y completados. |
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Si tras nuestra intervención el ciudadano necesita resolver algún otro trámite para el que no había solicitado el correspondiente número podremos asignarle a una nueva cola o mesa. |
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Incluso tras esta re-asignación le será respetado su turno sobre aquellos que hallan llegado después que el a la oficina. El tiempo total empleado en la visita quedará así optimizado al mínimo. |
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Ventajas sobre un sistema de gestión de cola traficional: |
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LA INVERSIÓN EN EQUIPAMIENTO ES MINIMA, ya que la aplicación va implementada en los mismos PC´s que ya disponen los usuarios. |
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La inversión en hardware se limita a un “puesto tactil” (optativo) y una pantalla TFT para el aviso multimedia de los ciudadanos. |
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LA ESPERA DEL CIUDADANO ES MAS AMENA, pues el sistema está preparado para reproducir en las pantallas de aviso cualquier producto multimedia, por ejemplo videos promocionales de laciudad o indices de servicios que presta el ayuntamiento, tanto en video cómo en audio. |
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SISTEMA MULTILINGUE. La información se muestra en el idioma elegido por el ciudadano al solicitar el número, generándose el aviso de “pase a mesa” en dicho idioma, de manera automática. |
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OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO. A diferencia de otras opciones del mercado “ATTENDO” permite “guardar turnos” en distintas colas mientras el ciudadano es atendido en una ellas, sin que la atención en el resto de colas se paralice en ningún caso. |
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CAPACIDAD DE RECOGIDA DE DATOS, a través de simples pasos podemos capturar información básica del cudadano o de la entrevista, que nos servirá para una futura explotación de datos. |
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